E-faktura: företag som mottagare

Fakturamottagare
Små företag kan välja att ta emot fakturorna i Internetbanken precis som privatpersoner, medan lite större företag, eller för den delen kommuner, landsting och myndigheter, kan ta emot fakturorna som en fil direkt in i ekonomisystemet.

 Företaget som har avtal med sin bank om e-faktura kan få fakturor i många olika format (papper, olika e-format) konverterade till ett och samma format, som passar det egna ekonomisystemet. För ett företag med hundratals olika leverantörer innebär det minskad administration.

Andra fördelar med e-faktura är att man kan få automatisk matchning mellan ankommande fakturor  och order- och prislista, för att se att det stämmer med vad man kommit överens om. En automatisk kontroll gentemot leverantörsreskontran och kontonummerlistan minskar risken för att betala bluffakturor. Automatisk attestering i stället för manuell sparar jobb, liksom att betalningen kan ske automatiskt.

Ett medelstort företag eller en kommun tar ofta emot tiotusentals fakturor varje år, och kan frigöra mycket resurser på att göra hanteringen av dem mer effektiv.

Fakturautställare
Det företag som är fakturautställare har också olika valmöjligheter vad gäller e-fakturalösningar, beroende på om det är stort eller litet:

Små företag, exempelvis en blomsterhandlare, som skickar få fakturor kan skapa dem i Internetbanken eller i ett webbaserat gränssnitt.

Medelstora företag, till exempel ett plåtslageri som skickar något hundratal fakturor i månaden, kan behöva högre automatiseringsgrad. Fakturorna skickas då iväg på datafil, i stället för styckvis, till banken som sedan distribuerar dem vidare till mottagarna. Fakturorna genereras automatiskt ur företagets ekonomisystem med hjälp av en programvaror som bankerna erbjuder.

Stora företag, till exempel en byggkoncern med volymer på tiotusentals fakturor per år, har stora besparingar att hämta på en effektiviserad hantering. När sådana stora företag ska e-fakturera vill de ofta ha skräddarsydda lösningar som passar just deras verksamhet, vilket bankerna också kan hjälpa till med.

Bankerna samlar splittrad marknad
E-fakturalösningarna för företag är många och det är inte bara bankerna som erbjuder dem. Ett problem hittills har varit att det inte finns en överenskommen standard, vilket gör att den ena e-fakturalösningen kanske inte pratar med den andra.

För företag med många olika motparter har det därför krävts flera olika avtal med e-fakturaförmedlare för att kunna ta emot och skicka e-fakturor. Men bankerna arbetar med att knyta ihop sina e-fakturalösningar så att fakturautställare och fakturamottagare ska kunna nå varandra med bara en kontaktpunkt, oavsett vilka lösningar som är inblandade.

Bankföreningen håller i samarbetet som handlar om att utveckla och förvalta gemensamma standarder och tekniska lösningar.

 Publicerad den 23 mars 2009